Pour les associations employeuses, multi-actions et multi-financeurs, le suivi analytique du temps de travail des salariés est indispensable. Car une bonne gestion des temps contribue à la sécurisation des subventions, notamment par l’auditabilité des comptes-rendus d’activité adressés aux financeurs. À noter que ce suivi des temps est également une obligation légale qui s’impose à l’employeur. De très nombreuses associations utilisent encore Excel pour consigner d’une part les temps passés sur les projets, mais également suivre les absences et les demandes de récupération (peut-être en faites-vous partie ?). Pourtant, il existe des solutions qui offrent une gestion à la fois beaucoup plus simple et plus rigoureuse…
Gestion des temps de l’association : Excel, c’est bien, mais…
En tant que RAF/DAF d’une association employeuse, vous en conviendrez certainement : la consolidation à partir d’Excel des données relatives au suivi des temps est tout sauf triviale ! Le fait que l’outil s’avère pratique — car accessible, peu coûteux, connu et reconnu pour son efficacité — explique que les associations se soient naturellement tournées vers le célèbre tableur pour tenter de répondre à leurs besoins de gestion. On peut objectivement “tout faire” avec Excel et c’est d’ailleurs ce qui a fait son succès. Chaque besoin de suivi peut être adressé par un tableau ou un onglet.
Mais à y regarder de plus près, Excel n’est pas adapté aux spécificités de gestion des associations et son utilisation s’avère extrêmement chronophage ! Surtout lorsque l’on met en regard le nombre de tableaux ou d’onglets nécessaires pour satisfaire à la rigueur que nécessite le suivi du temps de travail et celle imposée par les financeurs ou un Commissaire aux comptes.
→ Pour la saisie du temps de travail, l’ergonomie d’Excel laisse souvent à désirer et le remplissage des dites « fiches temps” s’avère généralement fastidieux pour le salarié. Il est fréquent qu’on lui demande de renseigner plusieurs tableaux : un pour le suivi des temps sur les projets “classiques”, parfois un autre pour un projet européen et un qui consigne quotidiennement temps de travail et absences (congés, récupérations, etc.). Sans compter que ces tableaux ne sont pas toujours adaptés au travail collaboratif au niveau de l’équipe salariée et qu’il est nécessaire que chaque salarié remplisse un agenda électronique pour indiquer à ses collègues ses disponibilités et indisponibilités.
→ La compilation de toutes ces données est compliquée et peu lisible dans Excel, les tableaux se consolidant dans un “super tableau” ! Cette compilation à des fins de consolidation est également à haut risque, car on n’est jamais à l’abri d’une erreur de formule ou de “portée” de la formule. Par exemple pour prendre en compte en cours d’année l’arrivée dans l’équipe d’un nouveau salarié ou le lancement d’un nouveau projet.
→ Suivre le temps de travail c’est bien, mais ce n’est pas suffisant ! Pour le pilotage budgétaire de chaque projet, voire l’édition du compte-rendu au financeur, le gestionnaire devra être en mesure de valoriser les temps sur la base du coût salarial exact de chaque salarié ayant travaillé sur le projet. Et cela impose un nouveau tableau, en phase avec les données de paie…
→ Pour rendre compte selon le formalisme attendu par le financeur, un nouveau tableau est nécessaire ! Seront notamment ressaisis des montants qui figurent dans le logiciel de comptabilité.
→ Dernier besoin : consolider les données, dans des pôles d’activités qui caractérisent la raison d’être de l’association et qui sont publiées dans son rapport annuel d’activité. À noter que ces pôles ne répondent pas toujours à la segmentation des Actions imposée par la puissance publique.
Bref, avec Excel, la saisie, la collecte et l’exploitation des données ne sont finalement pas facilitées. Pire : leur fiabilité est loin d’être garantie. Charge à vous de consolider l’ensemble, en récupérant les différentes sources de données, en contrôlant leur véracité et leur format. Un exercice souvent chronophage et potentiellement source d’erreurs. Et ce temps passé, sans réelle valeur ajoutée, compromet celui nécessaire à l’analyse, à la planification et à la projection future.
Un logiciel de gestion des temps pour épauler la DAF dans l’atteinte de ses objectifs
Pour garantir la fiabilité et la cohérence de toutes les données utiles à la gestion des temps, il devient indispensable pour les associations de se tourner vers des logiciels conçus pour adresser leurs spécificités de gestion. Si les tableaux Excel restent intéressants pour exploiter et représenter certaines données, notamment à l’aide de la fonctionnalité Tableau Croisé Dynamique, la saisie des temps de travail mérite d’être simplifiée pour les salariés. De même, la consolidation et l’analyse des données doivent, elles aussi, gagner en efficacité pour simplifier le quotidien des gestionnaires d’associations.
Un logiciel de gestion des temps spécialement conçu pour les associations est capable de remplacer plusieurs fichiers Excel à lui seul. Il centralise les informations et les organise de façon optimale : la saisie devient intuitive, la consolidation des données automatique et l’édition des comptes-rendus d’activité rapide. Concrètement, une solution professionnelle comme Innovance devient l’agenda de l’association, mais aussi son outil de pilotage. Elle y collecte ainsi les informations et pré-remplit automatiquement les feuilles de temps des salariés, au bon format et sans erreur. L’outil distingue par exemple sans difficulté les temps associés aux projets,les temps consacrés au fonctionnement de l’association et les absences. Grâce à une interface moderne et ergonomique, vous visualisez ainsi et contrôlez, en un coup d’œil, les temps de travail et les absences.
En tant que DAF ou RAF, vous gagnez ainsi en confort pour collecter les données et en fiabilité pour les exploiter. De leur côté, les salariés bénéficient d’un agenda réellement adapté à leur activité, intuitif et surtout facile à remplir du point de vue de l’utilisation qu’ils font de leur temps de travail. Ils ne se soucient plus des formats de saisie : l’agenda est suffisamment structurant pour harmoniser le format des données (catégories de projet, listes déroulantes…). Les gestionnaires, quant à eux, pilotent plus aisément le plan de charge des équipes. Jusqu’alors fastidieuse, la gestion des temps en association devient (presque) une partie de plaisir… Qui dit mieux ?
