Si les associations doivent gérer rigoureusement leur budget pour assurer leur pérennité, c’est d’autant plus vrai pour les associations employeuses. En plus de veiller à leur santé financière et la bonne rémunération de leurs collaborateurs, elles ont un devoir de transparence envers leurs financeurs. Dans certains cas, elles ont aussi un devoir de rigueur envers leur commissaire aux comptes. Un suivi budgétaire clair et précis est donc crucial vis-à-vis de ces acteurs.
Pour le réaliser, de nombreuses associations utilisent encore Excel, par réflexe. Simple d’accès, polyvalent, le tableur a de quoi plaire… En théorie. Dans les faits, ceux qui l’utilisent sont rapidement confrontés à ses limites, notamment le manque de fiabilité des données et le caractère chronophage de son utilisation. Revenons sur les faiblesses d’Excel en matière de suivi de budget associatif, et sur les solutions les plus adaptées à vos besoins.
Excel : un outil puissant mais inadapté
Si de nombreux DAF continuent d’utiliser Excel au quotidien, c’est qu’il ont leurs raisons. L’outil est historique, incontournable et indéniablement efficace. Pour peu qu’on sache s’en servir en profondeur, il est polyvalent et répond à de nombreux besoins. Mais est-il réellement adapté à une activité de suivi budgétaire ? Non.
En réalité, l’outil impose de nombreuses contraintes lorsqu’il s’agit de suivre un budget en temps réel, de l’ajuster dans la durée, de conserver une précision optimale dans les chiffres et de travailler en mode collaboratif. Si, prises une par une, ces contraintes sont surmontables, elles représentent une perte de temps considérable et sont une véritable source de frustration pour les RAF/DAF une fois cumulées. Parmi les problèmes les plus courants que vous rencontrez, nous pouvons citer :
Les fichiers dupliqués et la non-centralisation des données : il n’est pas rare de se retrouver avec plusieurs versions d’un même fichier, chacune contenant des modifications différentes. Cette dispersion rend la consolidation des données budgétaires difficile et chronophage. La non-centralisation des informations peut également être source d’incohérence lors des reportings financiers.
Les erreurs de manipulation et la vulnérabilité des formules : chaque cellule d’un tableur Excel est vulnérable aux erreurs de saisie. Un chiffre mal placé ou une formule incorrecte entraînent des décalages importants dans les prévisions et les réalisations budgétaires. Cette vulnérabilité est accentuée par le fait que les formules, une fois instaurées, sont très rarement vérifiées.
Le manque de traçabilité des modifications : avec Excel, il est difficile de savoir qui réalise une modification dans une feuille de calcul, quand et pourquoi. Or, la traçabilité est essentielle pour garantir l’intégrité des données et comprendre les variations dans le prévisionnel et le réel.
La mise en forme et la visualisation complexe des données : même si Excel offre une multitude d’options de mise en forme, ces fonctions s’avèrent limitées, surtout pour les documents les plus denses. Au final, la visualisation des données n’est pas optimale et les éléments importants sont difficiles à valoriser.
L’absence de fonctions collaboratives : Excel n’a pas été conçu initialement comme un outil collaboratif. Les modifications simultanées sont laborieuses, le partage des documents entraîne des doublons, ce qui augmente le risque d’erreurs ou d’omissions.
Le manque d’évolutivité : il est difficile de faire évoluer des feuilles de calculs pour les adapter à l’activité de l’association dans la durée. Lorsque de nouveaux besoins apparaissent, mettre à jour les documents existants ou en recréer de nouveaux avec les formules revisitées est chronophage.
La non-interopérabilité : Excel n’est pas intégré nativement avec les autres outils utilisés pour la gestion de l’association (comptabilité, gestion du temps…) Ressaisir, au sein d’un fichier Excel, des données en provenance de logiciels de suivi des temps, de comptabilité ou de paie, est par expérience source d’erreurs.
L’inexistence de fonctionnalités avancées : Excel n’étant pas un outil initialement pensé pour la gestion budgétaire, il ne peut pas soutenir les RAF/DAF en profondeur. Le tableur est incapable de supporter des analyses prédictives, d’automatiser la production de rapports, de comparer efficacement le budget prévisionnel et réel ou d’envoyer/d’alerter les utilisateurs en cas d’écarts importants ou d’anomalies dans les données budgétaires.
Au vu de ces contraintes, ne pensez-vous pas qu’il est temps de vous tourner vers un outil réellement adapté à vos besoins ?
Passer à la vitesse supérieure avec un outil dédié à la gestion budgétaire associative
Choisir un logiciel spécifiquement construit pour gérer le budget d’une association, c’est surmonter les limites d’Excel et capitaliser sur des fonctionnalités prévues pour assister les RAF/DAF en profondeur.
Collaborer de manière sécurisée : en mettant l’accent sur l’aspect collaboratif d’une solution dédiée, vous éliminez les silos d’informations et favorisez les modifications des données en temps réel sans risquer de compromettre la précision du suivi budgétaire. Vous pouvez compter sur une vision holistique des finances de l’association, grâce à la centralisation des informations de la structure. Un tel outil est aussi conçu pour garantir la sécurité et la transparence des données qu’il contient. Il enregistre les modifications apportées par chaque utilisateur, simplifie les processus et favorise la transparence.
Piloter plus efficacement : grâce à une solution logicielle dédiée, vous bénéficiez de tableaux de bord automatisés et personnalisables au plus près de vos besoins spécifiques. Ces rapports transforment les données brutes de l’association en insights activables. Ils permettent de capturer l’essentiel des informations financières de la structure en un clin d’œil pour prendre des décisions plus éclairées.
Alerter, suivre en temps réel : en parallèle, un logiciel dédié intègre un système d’alertes qui favorise une gestion proactive du budget associatif en soulignant en temps réel les écarts anormaux entre prévisionnel et réel, ou tout autre point nécessitant une attention particulière. Ainsi, les décisions budgétaires ne se basent plus sur des ressentis, mais sur des informations concrètes et à jour.
Favoriser l’interopérabilité : à la différence d’Excel, une solution dédiée sera conçue pour s’intégrer avec les outils au cœur de l’association, et notamment les logiciels utilisés pour le suivi des temps des collaborateurs, le traitement de la comptabilité ou de la paie.
En somme, si Excel a longtemps été le pilier des processus de suivi budgétaire des associations employeuses, il trouve ses limites pour répondre à vos enjeux actuels qui demandent des outils plus robustes et adaptés ! Déployer un logiciel spécialisé n’est plus une option, mais une nécessité pour garantir une gestion efficace, collaborative et proactive de vos finances. Les experts Innovance sont à votre écoute pour faire le point sur vos besoins et vous accompagner dans le choix d’une solution adaptée.
