D’après l’Institut National de la Jeunesse et de l’Éducation Populaire, si 11% du budget des associations non-employeuses dépendent de commandes et de subventions publiques, cette part s’élève à 49% pour les structures qui emploient du personnel. Pour garantir le versement de ces ressources, de plus en plus difficiles à obtenir, les associations employeuses doivent plus que jamais faire preuve de rigueur et de transparence dans leur gestion comptable. Une dynamique collective valable pour tous les membres de la structure, des équipes de terrain jusqu’aux organes décisionnels.
Revenons sur les contraintes spécifiques qui pèsent sur les finances des associations employeuses et sur les bonnes pratiques à adopter pour y faire face.
Contraintes budgétaires spécifiques des associations employeuses
Près de la moitié des ressources des associations employeuses dépendent de leurs financeurs. En d’autres termes, près de la moitié des produits garantis de la structure dépendent des actes qui seront réalisés durant l’exercice.
C’est une contrainte de taille pour la pérennité des associations. Si vous n’atteignez pas les objectifs imposés par la puissance publique, les subventions attribuées à chaque projet ne seront versées qu’au prorata des actes réalisés, entraînant un déficit par rapport au prévisionnel initial. Dépasser ces objectifs n’est pas viable pour autant, puisque le montant des subventions est plafonné. Le temps excédentaire investi dans les projets sera donc perdu, et la charge salariale qu’il représente alourdira la dette de la structure.
Plus que n’importe quel autre organisme, la gestion des associations employeuses doit faire preuve de précision. Vous devez toujours faire en sorte de répondre dans les détails aux objectifs fixés par vos financeurs.
Bonnes pratiques pour optimiser la gestion budgétaire d’une association employeuse
Dès la construction du budget prévisionnel de l’association, il est crucial de séparer la comptabilité de son fonctionnement de la comptabilité de ses projets. Cela vous permet d’adopter une vision micro de chaque projet soumis à subventions, et de détailler les charges et les produits garantis qui lui sont associés. La difficulté par la suite est d’entretenir cette vision au travers d’une comparaison prévisionnel/réalisé rigoureuse. Pour être efficace, celle-ci doit s’effectuer en temps réel afin d’offrir l’agilité nécessaire aux révisions du budget initial. Une approche analytique de la comptabilité de l’association est alors essentielle pour comprendre la source des anomalies et redéfinir les actions à mener pour atteindre vos objectifs.
Enfin, par souci de transparence et de contrôle, il est vital d’anticiper la construction des rapports qui seront transmis aux financeurs. Pour éviter une double-saisie chronophage et faciliter le remplissage des formulaires CERFA attendus par la puissance publique, pensez à renseigner les classes comptables des charges et des produits de chaque projet tout au long de l’exercice.
Avantages d’une solution dédiée à la gestion budgétaire des associations employeuses
Une solution spécialement conçue pour répondre aux besoins des associations employeuses, comme Innovance, est un atout majeur pour votre gestion financière.
En construisant votre prévisionnel directement dans Innovance, vous automatisez la comparaison prévisionnel/engagé/réalisé pour chaque projet et pouvez donc réviser plus simplement votre budget en cours d’exercice. En parallèle, la conversion automatique des temps renseignés par les collaborateurs en charges salariales vous garantit une vue détaillée et quotidiennement actualisée des coûts associés à vos projets.
Enfin, Innovance vous fait gagner du temps dans la restitution de vos comptes grâce à la construction automatisée de modèles de rapports répondant aux attendus de mise en forme des financeurs. Vous pouvez recréer et modéliser vos CERFA directement dans la solution et les remplir en quelques clics, vos charges salariales étant automatiquement classées selon leur classe comptable dès la saisie des temps des collaborateurs.
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