Bilan comptable d’une association employeuse : quand et comment le réaliser ?

Si, dans les faits, la loi du 1er juillet 1901 n’impose aucune obligation aux associations, ces dernières doivent, “par nécessité démocratique, économique et juridique”, avoir une comptabilité à jour.  A cet effet, les statuts prévoient généralement que le trésorier rende compte de sa gestion et soumette les comptes à l’approbation de l’assemblée générale. En parallèle,  en fonction de sa taille et de son activité, votre association doit tenir une comptabilité de trésorerie ou d’engagements. 

Pour garantir que cette comptabilité soit actualisée et transparente, vous pouvez être amené à réaliser un bilan comptable de l’association. Pour éclaircir le sujet, entre définitions et contraintes légales, nous revenons sur le rôle d’un bilan comptable, la réglementation qui l’entoure dans le secteur associatif et les étapes cruciales de sa mise en place.

Qu’est-ce que le bilan comptable d’une association, au juste ?

Le bilan comptable est un document incontournable dans le milieu associatif, qui reflète  le patrimoine d’une association et permet d’évaluer sa situation financière.  Il dresse une représentation fidèle de ses actifs et de ses passifs, sans se limiter à une longue suite de chiffres. Il apporte une véritable analyse, met en évidence les forces, les vulnérabilités et les opportunités de l’association. 

Le bilan comptable de l’association doit être mis à jour chaque année, pour offrir aux membres de l’association et à ses parties prenantes une vue actualisée de ses ressources et son patrimoine. Bien que la loi ne dicte pas de dates précises, la norme veut que la clôture comptable soit effectuée au cours du premier trimestre suivant la fin de l’exercice de l’association. La plupart choisissent de se caler sur l’année civile et clôturent donc leur exercice le 31 décembre.

Bien plus qu’un simple document financier pour l’association, le bilan comptable reflète vos engagements, vos efforts et votre gestion des ressources tout au long de l’année. C’est une base solide et indispensable pour planifier les décisions futures et pérenniser la santé de l’association dans la durée.

La réalisation d’un plan comptable est-elle obligatoire pour toutes les associations ?

Non, les obligations diffèrent selon la taille et la nature de l’activité de chaque association. 

Depuis le 1er janvier 2020, l’autorité des normes comptables (ANC) a adopté un nouveau règlement comptable applicable aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif. 

Certaines typologies d’associations sont, depuis, dans l’obligation d’établir chaque année un plan de comptes conforme à celui défini par l’ANC : 

• Les organismes faisant appel à la générosité publique.
• Les associations bénéficiant d’aides publiques annuelles supérieures à 153 000 euros, ou recevant des dons dépassant cette même somme.
• Les associations à activité économique remplissant au moins deux des trois critères suivants :
  • Bilan supérieur à 3 100 000 euros
  • Chiffre d’affaires de plus de 1 550 000 euros
  • Effectifs dépassant 50 salariés.

Note : des obligations spécifiques concernent celles qui ont plus de 300 salariés et un chiffre d’affaires ou des ressources supérieurs à 18 000 000 euros.

• Les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée.
• Les associations financées par des collectivités à hauteur d’au moins 75 000 euros, ou pour des sommes dépassant 50% de leur budget.
• Les associations reconnues d’utilité publique.
• Les associations d’intérêt général, recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais.
• Les organismes paritaires agréés.
• Les associations sollicitant l’agrément d’une autorité publique.
• Les associations dédiées à l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale, reconnues par arrêté.
• Les associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social.
• Les associations émettant des valeurs mobilières.
• Les groupements politiques et les associations de financement électoral.
• Les groupements sportifs sous forme d’associations à statut particulier, et les fédérations sportives.

Que doit contenir le bilan comptable d’association ?

Le bilan comptable de l’association traduit son patrimoine et sa situation financière à la fin d’un exercice. Pour comprendre comment le construire, il est essentiel de décomposer les différents éléments qui le composent. 

Les actifs de l’association

Les actifs désignent tous les éléments qui  ont une valeur économique positive pour l’association et qui constituent son patrimoine. Il s’agit de l’ensemble des ressources dont vous attendez des avantages économiques futurs ou potentiels, vous permettant de fournir des biens ou services à des tiers conformément à votre mission ou à votre objet. On regroupe les actifs en deux catégories.

• Les actifs “immobilisés” englobent l’ensemble des ressources destinées à rester durablement au sein de l’association. Il peut s’agir d’immobilisations corporelles (terrains, bâtiments, installations techniques…), incorporelles (brevets, licences…) et financières (prêts et amortissements).

• Les actifs “circulants” regroupent l’ensemble des ressources temporaires de l’association. Ce peut être des stocks, des biens produits et destinés à être redistribués, des créances (montants dus par des tiers à l’association), des placements financiers, ou la trésorerie disponible (caisse, comptes bancaires).

Les passifs de l’association

A l’inverse, les passifs comprennent l’ensemble du patrimoine ayant une valeur économique négative pour l’association. Dans le bilan comptable, ce sont les ressources dont l’association dispose mais qu’elle devra obligatoirement réinvestir pour se financer. Il peut s’agir : 

• Des fonds propres de l’association, c’est-à-dire les moyens qu’elle a mobilisés  pour financer son activité permanente sur le long terme et qui forment son capital (dons, subventions, emprunts…)
• De ses fonds dédiés, c’est-à-dire des ressources non utilisées qu’elle a perçues mais qui ont été déjà affectées à un projet précis par le tiers financeur. 
• De ses dettes d’exploitation, c’est-à-dire l’ensemble des sommes qu’elle sera amenée à dépenser pour maintenir son activité  (impôts, cotisations sociales, prêts bancaires, coût des fournisseurs…)

Le saviez-vous ?

Pour réaliser simplement vos bilans comptables, vous pouvez télécharger des modèles officiels en format pdf.

Bilan – actifs

Bilan – passifs

Compte de résultat de l’exercice

Compte de résultat de l’exercice (suite)

Analyser les résultats du bilan comptable d’une association

Le bilan comptable de l’association est une étape cruciale de votre gestion financière, mais ce n’est pas la dernière. Une fois le bilan finalisé, une analyse des résultats comptables qui en découlent est indispensable pour garantir la pérennité de l’association et optimiser ses ressources. Pour réaliser cette analyse, on considère :

La liquidité de l’association : indicateur clef de votre capacité à honorer vos dettes à court et moyen terme. Pour l’évaluer, comparez les actifs à  court terme (trésorerie, créances…) et les passifs à court terme (les dettes à rembourser sans délai). En divisant l’actif à court terme par le passif à court terme, vous obtiendrez un ratio de liquidité qui, s’il est supérieur à 1, indique une bonne liquidité.

La solvabilité de l’association (ou autonomie financière) : votre capacité  à faire face à vos engagements financiers sur le long terme. Pour l’appréhender, confrontez vos fonds propres au total des passifs de l’association. Dans l’idéal, il est souhaitable que le ratio d’autonomie financière (fonds propres/total des passifs) soit supérieur à 20%, pour éviter d’être dépendant de tiers.

L’équilibre financier :  plutôt qu’un ratio, il s’agit d’une approche analytique plus fonctionnelle du bilan. Cette démarche vise principalement à assurer un équilibre financier stable pour l’association, en se focalisant sur trois points clés :

• Le financement des biens durables : assurez-vous  que les actifs durables (ou immobilisés) sont financés par des ressources à long terme.
• L’équilibre du cycle d’exploitation : garantissez que les opérations courantes sont équilibrées. Si ce n’est pas le cas, elles devraient être financées par l’excédent de ressources à long terme non utilisées pour les biens durables.
• La position de trésorerie : veillez à ce que la trésorerie demeure positive.

Ces trois équilibres servent enfin à mettre en évidence des indicateurs financiers clés, à savoir :

• Les Fonds de Roulement Net Global (FRNG) : calculé par la différence entre les capitaux permanents et l’actif immobilisé.
• Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) :il représente la différence entre l’actif circulant et le passif circulant.
• La Trésorerie Nette : c’est la différence entre le FRNG et le BFR. Ce chiffre donne une vision claire de la position de trésorerie globale de l’association.

Au delà du bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe

Pour avoir une vision exhaustive et approfondie de la réalité économique et financière de votre association, deux documents viennent s’ajouter au bilan comptable : le compte de résultat et l’annexe. Tandis que le premier souligne une  dynamique économique en retraçant l’activité sur une période définie, le second offre des clarifications et des précisions indispensables à une meilleure compréhension de la situation de l’association. 

Compte de résultat de l’exercice

Un suivi budgétaire en temps réel est indispensable tout au long de l’exercice pour vous assurer d’atteindre les résultats fixés par l’association, ou de corriger la stratégie mise en œuvre pour y parvenir lorsque c’est nécessaire. Le compte de résultat, quant à lui, est un exercice ponctuel crucial pour vous permettre d’assurer ce suivi dans de bonnes conditions.

Lorsque vous réalisez  votre compte de résultat,  ne vous contentez pas de faire la somme de vos charges et de vos produits, mais tâchez de prendre conscience de la réalité économique de l’association.

Adopter une approche analytique sur ce compte de résultat est un premier pas vers une évolution positive de votre stratégie. En identifiant l’ensemble des diminutions d’avantages économiques intervenues au cours de l’exercice et ayant eu un impact sur les passifs de l’association, vous identifiez également ses manques à gagner, les vulnérabilités auxquelles prêter attention et les éventuelles erreurs stratégiques à ne pas reproduire. 

À l’inverse, sourcer l’origine de chaque produit ayant eu un impact positif sur les actifs de l’association doit vous permettre de consolider votre stratégie, en appuyant sur vos forces pour lui garantir d’atteindre les objectifs fixés lors du prochain exercice.

L’annexe comptable

Prolongement naturel du bilan et du compte de résultat, elle a pour vocation d’apporter des précisions qualitatives et des éclaircissements sur les éléments chiffrés des deux premiers documents. C’est une source d’information essentielle pour tous ceux qui cherchent à comprendre en profondeur la situation financière de l’association. Elle détaille notamment les principes comptables et les méthodes utilisées pour présenter le bilan comptable et le compte de résultat, décrit les postulats et hypothèses retenus, et met en lumière les éléments jugés significatifs ou exceptionnels ayant une incidence sur le patrimoine et la situation financière de l’association même après la clôture de l’exercice.

À noter : Même si elle est rarement demandée par les différents organismes financeurs, il est fortement recommandé de la joindre systématiquement à l’ensemble des comptes annuels de votre association. 

En combinant le bilan, le compte de résultat et l’annexe, vous obtiendrez enfin une vision complète des finances de l’association. Ces documents, bien qu’intimement liés, ont chacun une portée distincte et complémentaire vous offrant, ainsi qu’aux membres et aux parties prenantes externes, une perspective exhaustive et approfondie de la santé financière et de la dynamique opérationnelle de l’association.

Faciliter la réalisation du bilan comptable de votre association

Réaliser un bilan comptable est une étape essentielle dans la vie de votre association, mais elle s’avère fastidieuse. Des solutions existent pour alléger cette tâche et garantir son efficacité.

Faites appel à un expert comptable

C’est l’une des méthodes les plus sûres pour garantir l’exactitude et la conformité de votre bilan comptable. Non seulement l’expert maîtrise les subtilités de la comptabilité des associations, mais il est aussi à même de vous conseiller sur les meilleures pratiques de gestion financière. Grâce à son expertise, vous pourrez anticiper d’éventuelles difficultés, optimiser vos ressources, et ainsi renforcer la solidité financière de votre association. En outre, sa capacité à veiller au respect des réglementations en vigueur vous épargnera des erreurs dans le traitement de vos données financières.

Optez pour un logiciel spécialisé dans la gestion financière associative : Innovance

Le logiciel Innovance est conçu pour optimiser vos processus comptables dans leur globalité. En choisissant un logiciel de gestion spécifiquement dédié aux associations, vous êtes certain d’enrichir vos processus tout en respectant la nature et la finalité de votre activité. 

L’automatisation des processus financiers se traduit par un gain de temps significatif, une réduction des erreurs humaines et une meilleure traçabilité de vos opérations financières. C’est  également un apport notoire pour la production de rapports et de tableaux de bords essentiels à la préparation et l’analyse de votre bilan comptable.

Des questions ? Contactez dès à présent l’un de nos experts pour échanger à propos de la construction de bilan comptable associatif !

FAQ

Le bilan comptable associatif en quelques mots ?

Le bilan comptable d’une association est un document détaillant la situation financière à un instant précis, en mettant en avant les actifs (ce que l’association possède) et les passifs (ce qu’elle doit dépenser).

Quelle différence entre bilan comptable et bilan financier ?

Le bilan comptable est le tableau tel qu’il doit être représenté dans les comptes annuels de l’entreprise. Le bilan financier quant à lui reprend les mêmes éléments que le bilan comptable, mais ses éléments sont réorganisés par échéance d’exigibilité de l’actif et du passif.

Pourquoi le bilan comptable d’une association est-il si important ?

Le bilan comptable offre un aperçu de la santé financière de l’association, aidant à évaluer sa stabilité et à définir les orientations futures. C’est également un acte de transparence indispensable vis-à-vis de ses membres et de ses parties prenantes extérieures.