La comptabilité analytique offre aux associations une vision précise de la nature et du volume de leurs dépenses. C’est aussi un outil imparable de transparence à destination des financeurs, soucieux de suivre l’utilisation des fonds alloués à une association multi-activité. En effet, la comptabilité analytique facilite la réalisation de comptes-rendus financiers des subventions affectées à des projets en particulier. Voici 6 préceptes à respecter pour assurer une comptabilité analytique irréprochable dans une association.
1- Répondre à un besoin
La mise en place d’une comptabilité analytique par projet ou activité nécessite une réflexion préalable. En effet, celle-ci ne sera efficace que si elle répond à un réel besoin de l’association. Elle sera complètement contre-productive si elle prend la forme d’un panorama exhaustif de l’activité, sans objectif précis.
Idéalement, la comptabilité analytique doit répondre à une question claire. Par exemple : « combien a coûté ce projet à la structure ?”. Il s’agira donc de réfléchir à la fois sur le projet associatif dans son ensemble, les moyens humains et l’analyse des temps, les activités proposées aux adhérents, le coût des activités et leur financement. La comptabilité analytique seule est adaptée pour suivre les recettes et les dépenses liées à une activité ou un projet (par opposition à la comptabilité générale).
2- Définir la codification analytique par projet
Certaines associations font l’erreur de confondre code analytique et financeur du projet lors de la saisie comptable. Elles se retrouvent alors avec un plan analytique qui liste leurs financeurs… Ce n’est pas la bonne marche à suivre, car l’objectif est souvent de pouvoir rendre compte à plusieurs co-financeurs. De plus, le périmètre des subventions n’est pas toujours le même d’un financeur à un autre et le suivi analytique doit permettre de respecter les contours de chaque contrat.
Mieux vaut définir des codes analytiques par projet, surtout pour les associations multi-financées ! Cela permet d’associer directement les financements aux projets et d’apporter de la cohérence pour les équipes qui travaillent dessus (et n’ont pas besoin de savoir d’où provient de financement !).
3- Eviter les chevauchements entre les projets
La comptabilité analytique doit permettre aux associations multi-actions et multi-financeurs de rendre compte efficacement de leur activité. Aussi, pour un projet multi-financé, elles doivent être en capacité d’éditer des comptes-rendus individualisés pour chaque financeur. Chaque compte-rendu doit uniquement comporter la partie qui intéresse le financeur.
D’où l’importance de détailler les intersections au sein des projets ; c’est-à-dire d’être en capacité de filtrer chaque budget d’action facilement.
4- Mettre l’analytique à la bonne place
… Autrement dit, pas dans les comptes comptables ! Trop souvent, les associations intègrent certaines dépenses dans le compte comptable au lieu de l’affecter directement à un projet. Par exemple, pour l’achat de petites fournitures nécessaires à différents projets, les codes comptables se déclinent à la guise du gestionnaire : 606401 pour le projet 1, 606402 pour le projet 2… En clair, on multiplie le nombre de comptes comptables par le nombre de projets. Pas optimal pour s’y retrouver !
L’idéal est de mettre en place un code analytique spécifique pour chaque action . Vous éditez ainsi facilement le compte analytique spécifique à un projet.
5- Prévoir un plan analytique qui n’oublie pas le fonctionnement
La mise en œuvre d’une comptabilité analytique impose l’affectation de l’ensemble des charges et produits liés à une activité ou un projet mené par de l’association, y compris ceux qui concernent le fonctionnement : loyers, salaires, équipements, matières premières, fournitures en tous genres. Pas question de laisser des trous dans la raquette !
6- Profiter du plan analytique pour aller plus loin
Certaines associations établissent leur plan analytique en se basant sur leur plaquette de communication, pour y retrouver leurs activités, les thématiques pour lesquelles elles œuvrent… C’est rassurant pour ne pas partir de zéro, mais en réalité, le plan analytique n’a pas vocation à être le reflet des activités de l’association. Autrement dit, il ne doit pas faire office de rapport annuel, en détaillant la répartition des activités par pôles par exemple.
Les codes analytiques ne sont pas faits pour communiquer vers l’extérieur, mais ils peuvent cependant aider les associations à aller plus loin dans leurs rapports annuels d’activité.
La comptabilité analytique permet de ventiler les charges et produits entre projets pour mieux cerner la production de l’association multi-financeurs. Sa réalisation suppose néanmoins des outils adaptés, car en plus des comptes comptables, il faut définir et renseigner de façon assidue des codes analytiques pour chaque charge et produit, notamment pour les charges salariales.
