Budget prévisionnel d’association employeuse : les étapes clefs pour réussir

D’après l’INJEP (Institut National de la Jeunesse et de l’Éducation Populaire), en 2023, le budget des associations employeuses repose à 49% sur des commandes et des subventions publiques, ressources en diminution progressive depuis plusieurs années. Ces chiffres prennent d’autant plus d’importance quand on sait qu’en 2021, ces associations recensaient 1,8 million de salariés, soit autant de salaires à verser (INJEP). En parallèle, une étude du Mouvement Associatif montre qu’une association sur trois n’a pas su faire face à l’inflation et a enregistré un résultat financier inférieur à ses prévisions en 2022. Pour surmonter ces aléas économiques, il est crucial que les associations parviennent à mieux tracer leurs revenus et à maîtriser leurs dépenses.

La première étape pour y parvenir est de savoir créer un budget prévisionnel de l’association solide, véritable pilier pour prendre les bonnes décisions financières  concernant son activité. Dans cet article, nous vous proposons un guide complet, détaillé et pratique pour vous aider dans cette démarche essentielle.

Pourquoi est-il crucial de construire le budget prévisionnel d’une association ?

Le budget prévisionnel de l’association est le reflet concret du projet associatif. Ce projet fixe les objectifs à atteindre, et le budget identifie et alloue les ressources nécessaires pour les réaliser. En d’autres termes, votre budget est le plan d’actions qui guide l’association dans son cheminement vers ses objectifs. C’est un document  vivant sur lequel des mises à jour régulières sont indispensables pour s’adapter aux réalités fluctuantes et faciliter les prises de décision en cours d’exercice.

Il est donc crucial de donner autant, voire plus d’importance au budget prévisionnel de l’association qu’à la constatation produite par l’enregistrement des écritures comptables. Ces dernières ne traitent au mieux que du passé proche, si la structure est à jour de sa comptabilité. Il y a une vraie valeur ajoutée à comparer la réalité issue de la comptabilité à une prévision établie préalablement. C’est l’analyse des écarts entre prévisionnel et réalité qui permet in fine d’améliorer le pilotage de l’association.

Objectifs auxquels répond le budget prévisionnel de l’association

Au sein des associations les financements se raréfient, le niveau d’exigence attendu dans les comptes-rendus pour les subventions publiques augmente, et les coûts s’envolent avec l’inflation croissante. La nécessité d’un budget prévisionnel de l’association est évidente, mais ses finalités ne sont pas toujours bien mises en perspective. Petit rappel des objectifs principaux auxquels il répond.

Garantir la viabilité à long terme

Le budget prévisionnel de l’association est un outil de gestion stratégique : il permet de  définir les objectifs financiers de l’association et de  mesurer ses performances tout au long de l’exercice. Il facilite la répartition des ressources de l’association en soulignant ses différents postes de dépenses et vous  évite de piloter l’activité à vue. Avec un  budget prévisionnel solide, vous anticipez vos besoins financiers et réagissez  à temps en cas de difficulté, assurant ainsi la pérennité de l’organisation.

Faciliter la prise de décision

Le budget prévisionnel de l’association est également un outil de communication interne précieux. Il donne à tous les membres et salariés de l’association une vision claire de ce qui est attendu et des ressources disponibles. Cette clarté est essentielle lorsqu’il s’agit de prendre des décisions financières importantes, – embaucher un nouveau salarié, lancer un projet ou investir dans du matériel – et minimiser les risques.

Répondre aux exigences légales et fiscales

Le budget prévisionnel de l’association n’est pas seulement une bonne pratique de gestion : dans le cas des associations employeuses, il est souvent requis pour obtenir des subventions ou des financements. La réglementation exige une transparence financière totale, ce qui est impossible à garantir sans une planification budgétaire rigoureuse. Le budget prévisionnel de l’association permet donc non seulement de vous conformer aux lois, mais aussi de renforcer la crédibilité de l’association auprès des donateurs, des membres, des institutions financières et des investisseurs privés.

Construire le budget prévisionnel de l’association : données financières à recenser au préalable

Avant de pouvoir construire concrètement le budget prévisionnel de l’association, vous avez besoin de recenser toutes les données financières qui vont le composer. Il s’agit alors d’opposer les postes de recettes aux postes de dépenses, en listant pour chacun d’entre eux les variables qui pourraient les affecter durant l’exercice à venir.

Postes de recettes clefs du budget prévisionnel de l’association

Si elle dépend de subventions, la préparation du budget prévisionnel de l’association doit tenir compte de plusieurs facteurs. Anticipez d’éventuels changements dans les critères d’attribution, dans les cycles de financement, et d’éventuels retards dans les versements. Notez aussi qu’avant le versement de certaines subventions, la puissance publique peut demander à l’association de lui communiquer non seulement son prévisionnel annuel, mais aussi le prévisionnel détaillé de chaque projet concerné par la subvention. Dans ce cas, le budget prévisionnel de l’association devra distinguer son budget de fonctionnement de ses budgets projets.

Autre pose de recettes clef à intégrer au prévisionnel : les recettes d’activité. Anticipez les fluctuations saisonnières, le taux de remplissage des services et les ventes sur lesquelles vous pouvez compter. Si certains de vos revenus sont basés sur des contrats à long terme, prenez en compte leur durée, les clauses de renouvellement et d’éventuelles pénalités en cas de non-respect des termes.

Les cotisations des membres sont également au cœur des revenus associatifs. Elles doivent être anticipées avec rigueur, en étudiant les taux de rétention des années précédentes, en identifiant les périodes de renouvellement et en anticipant les changements potentiels dans les montants des cotisations. Vous avez également tout à intérêt à envisager des scénarios de baisse ou de hausse du nombre de membres pour ajuster votre budget en conséquence.

Enfin, bien que le déclin du nombre de foyers fiscaux tende à réduire progressivement le montant de dons perçus par les associations, les dons et le mécénat représentent toujours une part importante de vos finances. Une analyse détaillée des campagnes de collecte de fonds antérieures est un passage obligatoire pour prévoir avec précision les montants auxquels l’association peut prétendre durant l’exercice à venir, qu’il faudra intégrer au prévisionnel.

Dépenses à prendre en compte dans le budget prévisionnel de l’association

Dans le cas des associations employeuses, le salaire des collaborateurs doit apparaître dans le budget prévisionnel. Attention, le salaire brut seul n’est pas suffisant :  le prévisionnel doit prendre en compte les charges sociales, les primes et les éventuels plans de formation ou d’évolution des employés. Des réserves doivent être visibles dans le budget pour amortir les frais en cas d’augmentation de salaire ou d’embauche de personnel supplémentaire.

Les coûts opérationnels représentent une autre catégorie importante du prévisionnel. Ils incluent une variété de dépenses allant du loyer des locaux aux coûts de maintenance et aux dépenses en communication. Chacun de ces postes doit être détaillé et analysé. Par exemple, si vous prévoyez une campagne de publicité pour promouvoir l’activité de l’association, quel sera le ROI attendu ? À noter : pour une meilleure lisibilité, les coûts fixes doivent être dissociés des coûts variables dans le prévisionnel.

Enfin, chaque projet ou activité que vous envisagez doit avoir un budget propre et détaillé. Cela inclut non seulement les coûts directs (valorisation des temps passés par les salariés affectés à l’Action, matériel nécessaire à la réalisation du projet, par exemple) mais aussi les coûts indirects (logistique, licences, autorisations…) A l’instar des salaires, vous avez tout intérêt à prévoir une provision supplémentaire pour chacun de vos projets et des coûts inattendus qu’ils pourront engendrer. 

À noter : ces listes ne sont pas exhaustives. Le budget prévisionnel de l’association est une entité dynamique qui doit être adaptée à la réalité financière de votre association.  

Étapes clefs pour la création du budget prévisionnel d’une association employeuse

Une fois les données  rassemblées, vous pouvez passer  à la construction du budget prévisionnel de l’association. Ce processus requiert une attention particulière à chaque étape, pour assurer la pérennité financière de l’association.

Évaluez votre situation financière actuelle

Cette première étape est cruciale. L’analyse rétroactive de votre situation financière, de vos bilans, de vos comptes de résultats et des flux de trésorerie des années antérieures met en lumière les forces et les faiblesses de votre gestion budgétaire. Cela vous donne un point de départ réaliste pour construire votre prévisionnel en connaissance de cause.

Définissez vos objectifs financiers

Avant de plonger dans les chiffres, demandez-vous quels sont vos objectifs financiers pour l’exercice à venir. Comptez-vous réaliser un certain pourcentage de croissance, atteindre un nouveau palier dans vos réserves financières ou même démarrer un nouveau projet nécessitant un financement spécifique ? Les objectifs que vous fixez ici serviront de guide à l’activité de l’association et auront un impact concret sur vos prises de décisions budgétaires. 

Élaborez votre budget

Avec une évaluation financière complète et des objectifs clairement définis, vous êtes maintenant prêt à élaborer le budget prévisionnel de l’association. Intégrez toutes les données que vous avez recueillies, des cotisations des membres aux coûts opérationnels en passant par les salaires des collaborateurs. Assurez-vous de détailler les différentes composantes pour éviter toute ambiguïté dans l’exécution du budget.

Réalisez des scénarios prévisionnels

Pendant toute la durée d’un exercice, il est rare que tout se passe comme prévu. Créez au minimum trois scénarios prévisionnels : un optimiste, un réaliste et un pessimiste. Cela vous permettra de préparer des plans d’action alternatifs pour chaque situation. L’objectif est de ne jamais être pris au dépourvu, quelles que soient les circonstances.

Impliquez les membres et les collaborateurs

En impliquant les membres et les collaborateurs dans la construction du budget prévisionnel de l’association, vous le rendrez non seulement plus précis, mais aussi plus facilement accepté et appliqué. Leurs feedbacks et leur expérience de terrain sont une aide précieuse  pour affiner vos estimations et mettre en lumière des détails que vous auriez pu négliger. Pour les aider, mettez à disposition des services en charge des opérations une méthodologie et des outils pour consigner leurs prévisions « terrain » ; prévisions qui devront ensuite être consolidées à l’échelle de l’association par la direction financière.

Revue et ajustements réguliers

Le budget prévisionnel de l’association n’est pas figé dans le temps. Au contraire, il doit faire l’objet d’ajustements réguliers tout au long de l’exercice. C’est un document vivant qui demande à être mis à jour en fonction des changements internes et externes qui impactent l’association au fil du temps. Planifiez des revues périodiques pour confronter le prévisionnel initial avec la situation réelle de l’association, faites un parallèle avec ses objectifs financiers et ajustez la stratégie lorsque c’est nécessaire.

Les erreurs à éviter dans la gestion du budget prévisionnel d’une association employeuse

Même avec la bonne méthode, les faux-pas peuvent survenir. Mettons en lumière les erreurs courantes que les associations employeuses commettent lors de l’établissement de leur budget prévisionnel, pour que vous puissiez vous en prémunir.

Sous-estimer les coûts

L’une des erreurs les plus fréquentes est la sous-estimation des coûts. Ce biais peut provenir d’une méconnaissance des coûts réels ou d’un optimisme excessif. N’oubliez pas de prendre en compte tous les frais, même les plus minimes comme les frais bancaires ou les coûts de maintenance. Prévoir une marge de manœuvre financière est également crucial pour faire face aux imprévus.

Surestimer les revenus

À l’opposé, surestimer les revenus peut aussi être fatal. Qu’il s’agisse de cotisations, de subventions ou de financements privés, des attentes trop élevées entraînent des erreurs dans la planification et dans l’allocation des ressources. Reposez-vous sur vos données historiques pour étayer vos prévisions et restez prudent dans vos estimations.

Ignorer les imprévus

Les imprévus, qu’ils soient positifs ou négatifs, sont inévitables. La pandémie de COVID-19 en est un exemple frappant. Le budget prévisionnel de l’association doit donc intégrer une réserve financière destinée à couvrir ces aléas, permettant à la structure de rester stable quoi qu’il arrive.

Négliger la trésorerie

La trésorerie est le poumon de votre association. Négliger de suivre son évolution mène à des situations critiques. Assurez-vous d’établir un plan de trésorerie en parallèle du budget prévisionnel de l’association, et d’ajuster ce dernier en fonction des entrées et sorties réelles d’argent.

Ignorer les changements économiques

L’économie est en perpétuel mouvement. L’inflation, la variation des taux d’intérêt ou encore les changements législatifs ont un impact considérable sur votre budget. Il est essentiel de rester informé et de prévoir des ajustements en cas de changements significatifs.

Manquer de transparence avec les membres et les collaborateurs

Le budget prévisionnel de l’association ne peut pas être cohérent sans l’adhésion des personnes qui sont amenées à le mettre en œuvre. Manquer de transparence peut entraîner une perte de confiance, voire des erreurs d’interprétation. Partagez donc votre budget et vos objectifs financiers avec tous les acteurs impliqués pour encourager le dialogue et améliorer votre gestion financière.

Facilitez le suivi de votre prévisionnel avec un outil dédié : Innovance Budget

Le choix d’outils fait toute la différence entre un budget maîtrisé ou des erreurs qui s’accumulent. Choisir Innovance Budget, c’est vous reposer sur une solution spécialement conçue pour les acteurs du secteur associatif et plus particulièrement les associations employeuses. Proche de vos besoins, l’outil est conçu pour vous offrir une gestion financière ergonomique et transparente.

Il vous soutient dans la construction et la mémorisation du budget prévisionnel de l’association, soumis à l’approbation de sa gouvernance, puis vous permet d’effectuer votre suivi budgétaire en temps réel tout au long de l’exercice. Bien sûr, il autorise des révisions lorsque c’est nécessaire. Flexibilité et réactivité sont les maîtres-mots ! 

La solution facilite également la création de scénarios pour réaliser simplement vos projections budgétaires, et comparer par la suite le prévisionnel aux écritures comptables réelles. Elle permet enfin d’exporter vos données exploitables sous forme de tableaux croisés dynamiques Microsoft Excel et de construire des modèles de rapports automatisés pour répondre aux attendus de mise en forme de vos financeurs en toute simplicité.

L’efficacité d’un logiciel reposant avant tout sur la manière dont on l’utilise, les sont à votre service pour maximiser les possibilités offertes par la solution. Cet accompagnement ne se limite pas à la prise en main initiale :  il s’étend à toute la durée de votre projet, pour assurer la performance de votre gestion financière. Ne restez pas sans réponse à vos questions ! Contactez dès à présent un expert Innovance pour échanger autour de  de vos problématiques budgétaires.